La productividad en cualquier práctica profesional, ya sea médica, legal u odontológica, es esencial para garantizar la rentabilidad y la calidad del servicio al cliente o paciente. En el día a día, enfrentamos múltiples desafíos que pueden drenar nuestra productividad: desde la gestión del tiempo en consulta, hasta la documentación necesaria y el cumplimiento regulatorio. Estos “ladrones de productividad” pueden abordarse con estrategias efectivas.
En una práctica profesional, la productividad está irremediablemente ligada a la rentabilidad del negocio y al nivel de satisfacción de los clientes o pacientes. Contar con un equipo productivo es un buen comienzo, pero no es suficiente para resolver todos los problemas relacionados con la productividad.
La productividad depende en gran medida de la interacción entre los diferentes componentes de la práctica: la dinámica de las relaciones interpersonales y profesionales, la organización interna, la ejecución de las tareas, y la disponibilidad de recursos humanos, tecnológicos, financieros, e informativos, entre otros.
Mejorar la productividad en su práctica requiere de un enfoque metódico y de herramientas especializadas, como sistemas de gestión de práctica (PMS), que faciliten la coordinación y aseguren que la calidad, la puntualidad y la rentabilidad sean accesibles para todos, especialmente para los líderes de la práctica.
Cuando las prácticas crecen, la gestión se vuelve más compleja. Hay más elementos interactuando, más pacientes o clientes que atender, más personas trabajando y más recursos involucrados. En este nuevo entorno, el trabajo no se puede hacer de la misma manera que cuando la práctica era pequeña. Esto hace que la productividad sea aún más importante. El tiempo de los líderes es más escaso y su distancia de la operación diaria se incrementa. Sin embargo, es demasiado común que el personal necesite consultar con más frecuencia a los líderes porque “eso era lo que hacíamos antes”.
¿Qué nos hace falta para resolver esta situación potencialmente problemática aunque demasiado común?
Debemos comenzar por los aspectos estratégicos alrededor de los cuales se deben alinear los miembros de toda práctica: la visión, misión y objetivos estratégicos. Aunque algunos puedan pensar que estos son solo textos para publicar en una página web, estos elementos fundamentales tienen un poder fenomenal para alinear a los miembros de un equipo. El personal necesita saber cómo puede contribuir al avance de la práctica y hacia dónde debe impulsarla.
Con el equipo alineado hacia una visión de largo plazo, dentro del marco definido por la misión y con objetivos estratégicos claros, debemos trabajar en el análisis, mejora y documentación de los procesos de la práctica. Estos son los “cómo” se hacen las cosas. Cuando analizas los procesos, identificas y mejoras aspectos como duplicidad en tareas, pasos innecesarios, omisiones críticas, y la transferencia de responsabilidad a lo largo del proceso. Al tener los procesos documentados, lograrás que la organización trabaje de manera óptima y uniforme, evitando que tu personal te consulte para cada paso, ya que todo o casi todo estará respondido en el manual de procesos.
Luego, es crucial organizar a su equipo y los recursos alrededor de procesos personalizados que reflejen las particularidades de su práctica. Esto no solo simplifica las interacciones, sino que también asegura una responsabilidad clara (“accountability”) en cada etapa del proceso, reduciendo errores y mejorando la eficiencia.
Finalmente, equipe a su equipo y a los líderes con la información necesaria para gestionar los procesos, identificar las palancas que deben manipular para superar las barreras y eliminar cualquier obstáculo a la productividad que aún pueda existir en la organización. Esta información debe incluir:
- Metas y objetivos claros para cada miembro del equipo. Cuando todos saben lo que se espera de ellos, su desempeño mejora exponencialmente.
- Manuales de procesos accesibles y comprensibles, que sirvan como guías de trabajo.
- Información sobre el desempeño de cada miembro, para que todos puedan ver cómo están cumpliendo sus metas y objetivos.
- Un conjunto de datos e indicadores clave para guiar a la gerencia. Esto ayudará a los líderes a identificar las palancas que deben accionar para mantener la productividad al máximo.
Un equipo alineado, que sepa cómo deben hacerse las cosas medulares de la práctica, debidamente organizado para eficiencia y productividad, y con la información clave y otros recursos a mano, contará con algo muy cercano a superpoderes.